Informativa sulla Privacy

1. Introduzione

La presente Informativa sulla Privacy descrive come Funnel Consulting S.r.l. (di seguito “noi”, “nostro” o “la Società”), in qualità di titolare del trattamento, raccoglie, utilizza e protegge i dati personali degli utenti del sito web dentistaitalia.io (di seguito “il Sito”).

Nel corso dell’esperienza utente, e in particolare in fase di ricontatto telefonico, l’utente potrà interagire con il nostro agente basato su intelligenza artificiale (“DeepAgent”), che converserà con l’utente sulla base dell’analisi delle risposte fornite, al fine di offrire un servizio rapido, efficiente e professionale. All’inizio di ogni conversazione l’utente è informato, tramite un avviso vocale, che sta interagendo con un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale e gli viene richiesto un consenso esplicito prima di qualsiasi ulteriore trattamento.

2. Titolare del Trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Funnel Consulting S.r.l., con sede legale in Via Trotula de Ruggero 61, 00189 – Roma. È possibile contattare il Titolare per qualsiasi informazione inerente al trattamento dei dati all’indirizzo email amministrazione@funnelconsulting.it o tramite PEC all’indirizzo funnel@legalmail.it.

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO), contattabile per ogni questione relativa al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti:

• Nome e cognome: Fabio Massimo Nardella
• Indirizzo: Via Trotula de Ruggiero 61, 00189, Roma (RM)
• Email: fabio.m@funnelconsulting.it
• Telefono: +39 335 614 5157

3. Tipologie di Dati Raccolti

Raccogliamo i seguenti tipi di dati personali:

• Dati identificativi (nome, cognome);
• Informazioni di contatto (indirizzo email, numero di telefono);
• Informazioni sulla residenza (provincia);
• Preferenze relative al trattamento odontoiatrico (es. impianti dentali, pulizia dei denti);
• Indirizzo IP e dati di navigazione;
• Registrazione vocale e relativa trascrizione automatica della conversazione con DeepAgent;
• Eventuali dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR – in particolare dati relativi alla salute – desumibili dalla tipologia di trattamento odontoiatrico indicata o forniti spontaneamente dall’utente nel corso dell’interazione. Il trattamento di tali dati è soggetto alle condizioni di cui al successivo paragrafo 5-bis.

I dati vengono trattati prevalentemente in modalità digitale e, ove necessario, analogica.

4. Finalità del Trattamento

A. Gestione della richiesta dell’utente e attività di matching

I dati personali sono trattati per ricevere, registrare e gestire la richiesta dell’utente e per individuare un partner odontoiatrico coerente con:

• la categoria generale del trattamento odontoiatrico indicata dall’utente;
• la provincia o l’area geografica indicata;
• le preferenze espresse dall’utente;
• la disponibilità del partner;
• gli ulteriori criteri organizzativi utilizzati per la gestione della richiesta.

B. Gestione tecnica, sicurezza e prevenzione degli abusi

I dati possono essere trattati, nei limiti necessari, per garantire la sicurezza dei sistemi, prevenire utilizzi abusivi, verificare anomalie, gestire contestazioni e assicurare il corretto funzionamento del Sito e dei servizi.

C. Marketing diretto di Funnel Consulting S.r.l.

Previo consenso specifico dell’utente, Funnel Consulting S.r.l. può utilizzare i dati personali per inviare comunicazioni promozionali, pubblicitarie e commerciali relative ai propri servizi, mediante i canali selezionati dall’utente.

D. Comunicazione dei dati a un partner odontoiatrico

Previo consenso specifico, separato e documentato dell’utente, Funnel Consulting S.r.l. può comunicare i dati personali necessari al partner odontoiatrico, in particolare Bludental, affinché il partner possa contattare direttamente l’utente in relazione alla richiesta formulata. Il partner tratterà i dati ricevuti quale titolare autonomo del trattamento, secondo quanto indicato nella Sezione 9-bis della presente informativa. Il consenso alla comunicazione dei dati al partner è autonomo e distinto dal consenso al marketing di Funnel Consulting S.r.l., dal consenso all’utilizzo di WhatsApp, dal consenso all’interazione con DeepAgent e dall’eventuale consenso esplicito al trattamento dei dati relativi alla salute.

E. Interazione con DeepAgent e utilizzo di sistemi automatizzati

Ove l’utente interagisca con DeepAgent o con altri strumenti automatizzati, i dati possono essere trattati per:

• ricevere e comprendere le risposte dell’utente;
• registrare e trascrivere la conversazione, ove previsto;
• classificare la richiesta secondo categorie predefinite;
• individuare il percorso di gestione della richiesta;
• predisporre il successivo ricontatto da parte di Funnel Consulting S.r.l. o del partner.

Le modalità di funzionamento del sistema e le conseguenze del trattamento automatizzato sono descritte nella Sezione 7-bis.

F. Comunicazioni mediante telefono, e-mail e messaggi

I dati possono essere utilizzati per il ricontatto dell’utente in relazione alla richiesta formulata, nonché, previo consenso quando richiesto, per l’invio di comunicazioni promozionali mediante e-mail, SMS, WhatsApp, telefono con operatore o sistemi automatizzati di chiamata. Le comunicazioni promozionali telefoniche sono soggette anche alle disposizioni relative al Registro Pubblico delle Opposizioni, come indicato nella Sezione 14-bis.5.

5. Base Giuridica del Trattamento

Le basi giuridiche applicabili sono le seguenti:

• a) Gestione della richiesta e matching: il trattamento dei dati personali ordinari necessari per ricevere e gestire la richiesta dell’utente e per svolgere il matching si basa sull’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento (UE) 2016/679.
• b) Sicurezza, prevenzione degli abusi e funzionamento dei servizi: il trattamento necessario per garantire la sicurezza del Sito e dei sistemi, prevenire abusi, verificare anomalie e gestire contestazioni si basa sul legittimo interesse di Funnel Consulting S.r.l., ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del Regolamento (UE) 2016/679, nei limiti in cui tale interesse non prevalga sui diritti e sulle libertà fondamentali dell’interessato.
• c) Marketing diretto di Funnel Consulting S.r.l.: il trattamento dei dati per l’invio di comunicazioni promozionali e commerciali da parte di Funnel Consulting S.r.l. si basa sul consenso dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del Regolamento (UE) 2016/679. Per le comunicazioni effettuate mediante sistemi automatizzati di chiamata, posta elettronica, SMS, MMS o altri messaggi elettronici, il consenso è richiesto nei casi previsti dall’articolo 130 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
• d) Comunicazione dei dati al partner odontoiatrico: la comunicazione dei dati personali a un partner odontoiatrico si basa sul consenso specifico, informato e documentato dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del Regolamento (UE) 2016/679. Il consenso alla comunicazione dei dati al partner non è ricompreso nel consenso al marketing di Funnel Consulting S.r.l. e deve essere raccolto mediante un’apposita richiesta distinta.
• e) Utilizzo di DeepAgent: il trattamento effettuato mediante DeepAgent, compresa l’eventuale registrazione, trascrizione e analisi automatizzata della conversazione, si basa sul consenso dell’interessato, ove tale consenso sia la base giuridica utilizzata per la specifica attività.
• f) Dati relativi alla salute: qualora l’utente fornisca dati relativi alla salute, tali dati sono trattati esclusivamente previo consenso esplicito dell’interessato ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), del Regolamento (UE) 2016/679 e nei limiti delle finalità indicate nella Sezione 5-bis.

5 bis. Dati relativi alla salute (categorie particolari)

La tipologia di trattamento odontoiatrico indicata dall’utente (ad es. cura della carie, impianti, corone, sbiancamento, igiene/pulizia dei denti) può rivelare informazioni relative alla salute e costituisce pertanto categoria particolare di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR. La medesima qualificazione si applica a eventuali ulteriori informazioni sanitarie che l’utente decida di fornire spontaneamente nel corso dell’interazione tramite DeepAgent, WhatsApp o telefono.

Il trattamento di tali dati avviene esclusivamente previo consenso esplicito dell’interessato ai sensi dell’art. 9(2)(a) GDPR, raccolto in modo specifico e separato rispetto agli altri consensi, mediante un’azione affermativa dedicata; per il canale DeepAgent, tramite apposito avviso e richiesta di consenso esplicito all’inizio della conversazione.

Poiché l’indicazione della tipologia di trattamento è necessaria per l’erogazione del servizio di matching (finalità A), il mancato rilascio del consenso ex art. 9(2)(a) comporta l’impossibilità di fornire tale servizio. Le ulteriori informazioni sanitarie fornite spontaneamente hanno invece natura facoltativa: in assenza di uno specifico consenso non saranno conservate né ulteriormente trattate, ferma restando la possibilità di trasferimento della conversazione a un operatore umano in caso di contenuti sensibili.

Agli specialisti / network odontoiatrici partner è comunicata esclusivamente la categoria generale di trattamento di interesse, necessaria ai fini del matching; le eventuali ulteriori informazioni sanitarie fornite spontaneamente dall’utente non sono in alcun caso trasmesse ai partner. I dati relativi alla salute non sono in nessun caso utilizzati per le finalità di marketing e cessione a terzi di cui ai punti C) e D).

Il consenso di cui al presente paragrafo può essere revocato in qualsiasi momento, anche tramite comando vocale nel corso della conversazione, con le modalità indicate al paragrafo 14.

6. Natura del Conferimento dei Dati

• Il conferimento dei dati per la finalità A) è necessario per usufruire dei nostri servizi. Il rifiuto di fornire tali dati comporta l’impossibilità di erogare i servizi richiesti.
• Il trattamento per la finalità B) si fonda sul legittimo interesse del Titolare; l’interessato può opporsi in qualsiasi momento ai sensi dell’art. 21 GDPR, senza che ciò pregiudichi la fruizione dei servizi di base.
• Il conferimento dei dati per le finalità C), D) ed E) è facoltativo. L’eventuale rifiuto non pregiudica la fruizione dei servizi di base.
• Con riferimento ai dati relativi alla salute, si applica quanto previsto al paragrafo 5-bis: il consenso esplicito ex art. 9(2)(a) è necessario per il servizio di matching, mentre il conferimento di ulteriori informazioni sanitarie fornite spontaneamente è facoltativo.

7. Modalità del Trattamento e Sistemi Automatizzati

Il trattamento dei dati avviene mediante strumenti digitali, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

DeepAgent può elaborare le informazioni fornite dall’utente mediante regole predefinite e strumenti automatizzati al fine di classificare la richiesta, individuare la categoria generale del trattamento odontoiatrico, considerare l’area geografica indicata e predisporre una proposta di matching con un partner odontoiatrico. Il sistema non formula diagnosi, non esprime valutazioni cliniche e non determina quale trattamento sanitario debba essere eseguito. Il risultato prodotto dal sistema è utilizzato esclusivamente per finalità di matching. Il sistema DeepAgent opera con scope limitato e prevede in ogni momento la possibilità di intervento umano e il trasferimento della conversazione a un operatore, su richiesta dell’utente, in caso di contenuti sensibili o di richieste fuori ambito.

Qualora ricorra un processo decisionale automatizzato, la Società attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell’interessato ai sensi dell’art. 22(4) GDPR, incluso il diritto di ottenere l’intervento umano, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione, ai sensi dell’art. 22(3) GDPR.

Il sistema DeepAgent costituisce un sistema di intelligenza artificiale non classificato “ad alto rischio” ai sensi del Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”) ed è soggetto ai relativi obblighi di trasparenza: all’inizio dell’interazione, e comunque prima che il sistema inizi a elaborare le risposte dell’utente mediante funzionalità automatizzate o di intelligenza artificiale, l’utente è informato del fatto che sta interagendo con un sistema automatizzato denominato DeepAgent. L’informazione è resa mediante avviso vocale. L’utente può chiedere il trasferimento della conversazione a un operatore umano.

8. Periodo di Conservazione

I dati personali saranno conservati per i seguenti periodi:

• Dati relativi al servizio di matching: fino a 2 anni dalla fornitura del servizio;
• Dati per finalità di marketing: fino a revoca del consenso e comunque non oltre 5 anni dall’ultimo contatto;
• Dati ceduti a terzi per finalità di marketing: i dati comunicati al partner odontoiatrico saranno conservati dal partner per il periodo indicato nella propria informativa privacy, salvo che la conservazione sia necessaria per adempiere un obbligo di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
• Dati per il miglioramento dei servizi, la sicurezza del Sito e l’analisi dell’utilizzo: fino a 2 anni dalla fornitura del servizio;
• Dati relativi all’interazione con il servizio DeepAgent: fino a 2 anni dalla fornitura del servizio.

Si precisa che, sulla piattaforma tecnologica del fornitore DeepAgent S.r.l., la registrazione vocale e la relativa trascrizione sono conservate per un periodo più limitato (di norma 30 giorni, salvo diverse esigenze di sicurezza o di legge), in conformità all’accordo sul trattamento dei dati stipulato ai sensi dell’art. 28 GDPR. In ogni caso, i dati saranno conservati per il tempo necessario all’adempimento di obblighi di legge o per la tutela di diritti in sede giudiziaria.

9. Destinatari dei Dati

I dati personali potranno essere comunicati a:

• Dipendenti e collaboratori autorizzati al trattamento (art. 29 GDPR);
• Fornitori di servizi tecnici e informatici, tra cui il fornitore di hosting e infrastruttura Aruba S.p.A. (server ubicati nell’Unione Europea);
• DeepAgent S.r.l., società di diritto italiano, nominata responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR per la fornitura della piattaforma vocale basata su intelligenza artificiale;
• Un partner odontoiatrico, in particolare Bludental, in virtù del consenso espresso dall’utente;
• Terze parti per finalità di marketing (solo previo consenso esplicito).

Per l’erogazione del servizio DeepAgent, il responsabile DeepAgent S.r.l. si avvale a sua volta dei seguenti sub-responsabili, tutti operanti con infrastrutture ubicate nello Spazio Economico Europeo:

• Eleven Labs sp. z o.o. (Polonia – UE): tecnologia di sintesi e analisi vocale. I dati sono ospitati su Google Cloud Platform in regione europea; la casa madre Eleven Labs Inc. (USA) è certificata EU-US Data Privacy Framework e dispone di idoneo accordo sul trattamento dei dati (DPA);
• Google Ireland Ltd. (Irlanda – UE): infrastruttura cloud (Google Cloud) e modello di intelligenza artificiale impiegato dalla piattaforma;
• Twilio Ireland Ltd. (Irlanda – UE): servizi di telefonia e instradamento delle chiamate.

Gli interessati possono richiedere in qualsiasi momento l’elenco completo e aggiornato dei soggetti terzi a cui i dati possono essere comunicati, scrivendo a amministrazione@funnelconsulting.it.

10. Trasferimento dei Dati

I dati personali sono trattati e conservati, di regola, su server ubicati all’interno dell’Unione Europea / Spazio Economico Europeo. Con specifico riferimento alla piattaforma DeepAgent, non sono effettuati trasferimenti di dati al di fuori del SEE per l’erogazione del servizio.

Qualora, per necessità tecnologiche legate a taluni strumenti impiegati (ad esempio fornitori con casa madre negli Stati Uniti, come Eleven Labs Inc. o Meta Platforms in relazione al canale WhatsApp), si renda necessario un trasferimento extra-UE, verranno adottate le garanzie appropriate previste dal GDPR, tra cui l’adesione allo EU-US Data Privacy Framework e/o le Clausole Contrattuali Tipo (SCC) approvate dalla Commissione Europea, eventualmente integrate da misure supplementari.

11. Diritti dell’Interessato

Gli utenti possono esercitare i seguenti diritti, di cui agli artt. 15-22 del GDPR:

• accesso ai dati personali;
• rettifica o cancellazione dei dati;
• limitazione del trattamento;
• opposizione al trattamento;
• portabilità dei dati;
• revoca del consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso alla comunicazione dei dati al partner sarà trasmessa a Funnel Consulting S.r.l. e, ove il lead sia già stato comunicato, al partner interessato. La revoca impedisce l’utilizzo dei dati per le finalità basate sul consenso revocato e determina l’interruzione dei successivi contatti per tale finalità.

In relazione a eventuali trattamenti automatizzati, l’interessato può chiedere informazioni sulla logica utilizzata, sull’importanza del trattamento e sulle conseguenze previste, nonché chiedere l’intervento umano, esprimere la propria opinione e contestare il risultato, nei casi previsti dalla normativa applicabile.

Per esercitare tali diritti è possibile contattare amministrazione@funnelconsulting.it o funnel@legalmail.it, oppure il DPO ai riferimenti indicati al paragrafo 2. Le richieste saranno evase senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento, termine prorogabile di due mesi in caso di particolare complessità, ai sensi dell’art. 12 GDPR.

12. Reclami

Gli utenti hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) qualora ritengano che il trattamento violi la normativa applicabile.

13. Modifiche alla Privacy Policy

La presente Informativa può essere soggetta a modifiche, che saranno comunicate all’interessato attraverso i canali disponibili e pubblicate su questa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

14. Revoca del Consenso

Quando l’utente fornisce i propri dati personali, questi vengono trattati in conformità con quanto descritto nella presente Informativa, sulla base delle rispettive basi giuridiche indicate per ciascuna finalità.

Per il trattamento dei dati per finalità di marketing e cessione a terzi è richiesto un consenso esplicito e separato, che può essere revocato in qualsiasi momento attraverso una delle seguenti modalità:

• cliccando sul link “Cancella iscrizione” presente in fondo a ogni email di marketing;
• inviando una richiesta via email a amministrazione@funnelconsulting.it o PEC a funnel@legalmail.it con oggetto “Revoca consenso marketing”;
• contattando il servizio clienti al numero +39 335 614 5157.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Rifiuto del consenso all’utilizzo del servizio DeepAgent

In mancanza dell’esplicito consenso da parte dell’utente, è impossibile per Funnel Consulting S.r.l. eseguire le attività di interazione tramite il software di intelligenza artificiale “DeepAgent”; pertanto l’utente sarà ricontattato da un operatore umano nel più breve tempo possibile. Il consenso all’interazione con DeepAgent può essere revocato in qualsiasi momento, anche tramite comando vocale nel corso della conversazione.

15. Cookie Policy

Un “cookie” è un file di testo salvato sul dispositivo dell’utente quando accede a un sito web. In funzione della durata si distinguono cookie di sessione (cancellati alla chiusura del browser) e cookie persistenti; in funzione della finalità si distinguono cookie tecnici e cookie di profilazione.

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